Satınalma süreci çoğu işletmede e-posta, telefon ve tablolar arasında yürür. İş yetişir ama kim neyi ne zaman istedi, kim onayladı, neden bu tedarikçi seçildi sorularının cevabı kaybolur. Bütçe aşımı da ancak ay sonunda görülür.
Uçtan uca akışın adımları
- Talep: Departman ihtiyacı gerekçe, miktar ve ihtiyaç tarihiyle girer. Talep anında departman bütçesindeki kalan tutar gösterilir.
- Onay: Tutar, kategori ve departmana göre tanımlı onay zinciri devreye girer. Onaylayanlar bildirimi mobilde alır.
- Teklif: Onaylı talep için tedarikçilerden teklif istenir; teklifler fiyat, termin ve vadeye göre yan yana karşılaştırılır. Seçim gerekçesi kayıt altına alınır.
- Sipariş: Seçilen tekliften satınalma siparişi oluşur ve ERP'ye aktarılır.
- Mal kabul ve fatura: Teslimat sipariş ile, fatura da teslimat ile eşleştirilir; farklar kapanıştan önce görülür.
Onay kurallarını tasarlarken
- Kural sayısını az tutun; her talebi genel müdüre çıkaran bir akış darboğaz yaratır.
- Tutar eşiklerini kategoriye göre ayırın: sarf malzemesi ile yatırım aynı kurala tabi olmamalı.
- Onay için süre limiti belirleyin ve geciken onayları hatırlatın.
- Vekalet tanımlayın; izindeki yönetici süreci durdurmasın.
Tedarikçi performansını ölçmek
Her mal kabulde termine uyum ve kalite sonucu kaydedildiğinde, tedarikçi seçimi yalnızca fiyata değil geçmiş performansa da dayanır.
