في كثير من الشركات تجري المشتريات عبر البريد الإلكتروني والمكالمات وجداول البيانات. تُشترى الأشياء، لكن الإجابات عن من طلب ماذا ومتى، ومن وافق، ولماذا اختير هذا المورد تضيع، ولا تظهر تجاوزات الميزانية إلا في نهاية الشهر.
خطوات التدفق الشامل
- الطلب: يُدخل القسم الحاجة مع السبب والكمية وتاريخ الحاجة، ويرى الميزانية المتبقية للقسم أثناء ذلك.
- الموافقة: تنطلق سلسلة موافقات محددة حسب المبلغ والفئة والقسم، ويتلقى المعتمِدون الإشعارات على الهاتف.
- عروض الأسعار: تُطلب عروض من الموردين وتُقارن جنبًا إلى جنب حسب السعر ومدة التوريد والشروط، مع تسجيل سبب الاختيار.
- الطلب: يُنشأ أمر شراء من العرض المختار ويُحال إلى نظام ERP.
- الاستلام والفاتورة: تُطابق التسليمات مع الطلبات والفواتير مع التسليمات، فتظهر الفروقات قبل الإغلاق.
تصميم قواعد الموافقة
- أبقِ عدد القواعد قليلًا؛ فإرسال كل طلب إلى المدير العام يخلق اختناقًا.
- حدّد عتبات المبالغ حسب الفئة: لا ينبغي أن تخضع المستهلكات والمشتريات الرأسمالية للقاعدة نفسها.
- حدّد مهلة زمنية للموافقات وأرسل تذكيرات عند تأخرها.
- عيّن مفوَّضين حتى لا يوقف غياب المدير العملية.
قياس أداء الموردين
عندما يُسجَّل الالتزام بالمواعيد والجودة عند كل استلام، يستند اختيار المورد إلى الأداء السابق إلى جانب السعر.
يبني نظام Nitrogen لإدارة المشتريات هذا التدفق فوق Mikro ERP: يمكن إجراء الاستلام بالباركود عبر Nitrogen PDA، وتُرسل إشعارات الموافقة عبر Nitrogen NTF.
