Satınalma prosesi əksər müəssisələrdə e-poçt, telefon və cədvəllər arasında gedir. İş görülür, amma kim nəyi nə vaxt istədi, kim təsdiqlədi, niyə bu təchizatçı seçildi suallarının cavabı itir. Büdcə aşımı da ancaq ay sonunda görünür.
Başdan-sona axının addımları
- Tələb: Şöbə ehtiyacı əsaslandırma, miqdar və ehtiyac tarixi ilə daxil edir. Tələb anında şöbə büdcəsində qalan məbləğ göstərilir.
- Təsdiq: Məbləğ, kateqoriya və şöbəyə görə təyin edilmiş təsdiq zənciri işə düşür. Təsdiqləyənlər bildirişi mobil cihazda alır.
- Təklif: Təsdiqlənmiş tələb üçün təchizatçılardan təklif istənilir; təkliflər qiymət, müddət və möhlətə görə yan-yana müqayisə edilir. Seçimin əsaslandırması qeydə alınır.
- Sifariş: Seçilmiş təklifdən satınalma sifarişi yaranır və ERP-yə ötürülür.
- Mal qəbulu və faktura: Çatdırılma sifarişlə, faktura isə çatdırılma ilə uyğunlaşdırılır; fərqlər bağlanışdan əvvəl görünür.
Təsdiq qaydalarını layihələndirərkən
- Qaydaların sayını az saxlayın; hər tələbi baş direktora çıxaran axın dar boğaz yaradır.
- Məbləğ həddlərini kateqoriyaya görə ayırın: sərf materialı ilə investisiya eyni qaydaya tabe olmamalıdır.
- Təsdiq üçün müddət limiti müəyyənləşdirin və gecikən təsdiqləri xatırladın.
- Əvəzedici təyin edin; məzuniyyətdəki rəhbər prosesi dayandırmasın.
Təchizatçı performansının ölçülməsi
Hər mal qəbulunda müddətə riayət və keyfiyyət nəticəsi qeyd edildikdə təchizatçı seçimi yalnız qiymətə deyil, keçmiş performansa da əsaslanır.
