في مشاريع TOKİ وEmlak Konut يعمل المقاول مع عشرات من مقاولي الباطن في آن واحد. ولكل منهم عقده ونسب استقطاعه وضمانه وفترة مستخلصه. وعندما تتبعثر هذه المعلومات بين جداول البيانات ورسائل البريد الإلكتروني، تتحول كل فترة مستخلص إلى ماراثون من المراجعات.
من أين تبدأ المشكلة؟
- الموافقات غير مرئية: ينتقل المستخلص بالبريد الإلكتروني من الموقع إلى المكتب الفني ثم إلى الإدارة، ولا أحد يعرف على مكتب مَن ينتظر ومنذ كم يومًا.
- الاستقطاعات تُحسب يدويًا: تُعاد حسابات محتجزات الضمان واسترداد الدفعة المقدمة والمصاريف المشتركة ومساهمات التأمين في كل فترة.
- المواعيد تفوت: عندما يُكتشف انتهاء صلاحية خطاب الضمان أو تأخر مقاول الباطن، يكون الأوان قد فات.
المستخلصات في مسار واحد
- تُعرَّف قواعد العقد مرة واحدة: تُدوَّن قيمة العقد والمدة ونسب الاستقطاع والمصاريف المشتركة وغرامة التأخير في عقد مقاول الباطن.
- يُدخل المستخلص مع ملفاته: يُرفع مستخلص مقاول الباطن مع مرفقات PDF وExcel، ويُفضَّل أن يرفعه مقاول الباطن بنفسه عبر البوابة.
- الموافقة المتسلسلة: يوافق رئيس الموقع والمسؤول الفني والمكتب الفني ومدير المشروع والإدارة بالترتيب. وتُسجَّل كل خطوة بتاريخها ومدتها، وتعود المستخلصات المرفوضة مع سبب الرفض.
- خطة الدفع الصافية: تُخصم الاستقطاعات من المبلغ المعتمد وتُنتج خطة أقساط ومواعيد استحقاق؛ وتنتقل المدفوعات من مخطط إلى مفوتر ثم قيد الدفع ثم مدفوع.
- الترحيل إلى المحاسبة: تُرحَّل المستخلصات المعتمدة والفواتير والمدفوعات إلى Mikro ERP، فتبقى أرصدة الحسابات متطابقة في الجانبين.
ما بعد المستخلص
عند إدارة المستخلص بمعزل عن غيره، لا يظهر إلا جزء من الصورة. وعندما تُتابَع صبّات الخرسانة وحديد التسليح والمشتريات والضمانات وربحية المشروع في النظام نفسه، يصبح الفرق بين ما يدفعه المالك وما يُدفع لمقاولي الباطن ظاهرًا في كل فترة.
يبني نظام Nitrogen لإدارة المستخلصات هذا المسار في هيكل واحد من المناقصة حتى الاستلام النهائي، وبفضل بوابة مقاول الباطن والملخص الإداري عبر الجوال لا تنتظر الموافقات.
